企業內容管理(ECM)
進階功能需求項目
桌面版入口網站
專業人士可以安全地存取網絡
文件搜尋&郵件內容搜尋
全文檢索：繁體中文轉簡體中文，反之亦然
進階搜尋
除了內容搜尋之外，DMS還可以透過檔案名稱、發布者、發布日期、費用、費用、類別、標籤來搜尋文件。
文件簡介搜尋（索引搜尋）
解決方案：
已編入索引的文件也可以透過我們的文件設定檔進行搜尋
按文件設定檔搜尋的結果可以匯出到 Excel 中
欄位取決於預設的文件配置。
更多詳細資訊可以搜尋哪些資訊可能不在文件內容中或文件本身不是可搜尋文件 PDF/軟拷貝類型（即影片、圖片、CAD 繪圖等）
還可以透過「按文件屬性搜尋」進行跨文件設定檔搜索，其中不同的文件設定檔可能具有相同的欄位名稱，例如發票、送貨單和收據中可能存在的「發票編號」。
文件索引和分析
我們可以為您的文件設定多個文件索引和設定檔。
使用者對資料夾和檔案權限的存取控制
資料夾權限
DMS 是基於資料夾的權限
群組/使用者可以在每個資料夾中擁有不同的角色
權限可以從父資料夾繼承
文件權限
重新命名、上傳新版本、刪除、管理標籤、下載
修改資料夾（在資料夾之間移動檔案）
加密文件上傳和存儲
使用 HTTPS 連線到 DMS
文件傳輸基於 SSL 證書設定進行加密
上傳到 DMS 的檔案將使用 256 位元 AES 加密
版本控制
版本控制
DMS可以保留每個文件的版本，不用擔心任何文件可能被其他使用者覆蓋。
版本控制（版本比較）
解決方案:
除了版本控制之外，我們還有版本比較功能，使用者可以並排查看兩個版本以了解差異
例如：比較 2 張不同的簽章卡
版本控制（版本比較）
PDF
版本控制（變更備註）
版本控制（版本比較）
解決方案:
對於長度可能複雜的文檔，我們基於雲端的可選高級版本比較可以突出顯示並指出 2 個不同的比較文檔，看看它們之間有什麼區別 –
非常適合檢查合約和協議之間的差異！
審計追蹤
審計追蹤 – 文件審計追踪
DMS 進行了以下兩項審核試驗：
每個單獨的文件
系統
DMS 進行了以下兩項審核試驗：
每個單獨的文件
系統
拖放歸檔
拖放歸檔
解決方案：
文件和資料夾可以輕鬆拖放到資料夾內的任何空白區域
文件聯動
連結相關文檔
例如
a. 帶有相關發票和採購訂單的報價鏈接
b. 會議紀要連結及補充附件
文件保留期限
掃描硬拷貝/PDF
選擇文檔到期日期。
過期的文件將自動存檔到預先定義的資料夾中。
掃描到資料夾電子郵件歸檔
理光多功能一體機集成
透過理光智慧操作面板（SOP），使用者可以直接將文件掃描並歸檔到DMS中。
不只限於理光影印機！
其他影印機和掃描器可以透過熱資料夾方法掃描到 DMS！
Windows資源管理器
對應為 Web 資料夾（例如 Z：磁碟機）
批次上傳/下載資料夾，包括子資料夾和文檔
將文件從桌面拖放到 Web，反之亦然
WebDAV 支援文件檢索
桌面掃描器可以在此處儲存文件。
電子郵件歸檔
解決方案:
自動按客戶和主題中的案件編號歸檔所有電子郵件
允許轉移案例以便其他同事輕鬆跟進
直接將電子郵件拖曳到帶有附件的文件中
自動擷取電子郵件屬性，如收件者、寄件者、主題、日期和附件名稱。
監控電子郵件地址以自動歸檔傳入和傳出的電子郵件
文件期限
文件保存期限設定
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